7 hábitos de personas súper organizadas.

Ser organizado no es solo un hábito; es un modo de vida.

Mantenerse organizado puede ser un verdadero desafío en la era tecnológica actual, cuando es casi imposible desconectarse. Por más desafiante que sea organizarse y mantenerse organizado, es un componente crítico de la eficiencia y productividad personal.

Mientras que ciertas personas parecen tener días tranquilos y sin esfuerzo, otras corren a través de sus días, semanas e incluso meses en un torbellino de caos y ojos llorosos.

Si estás interesado en mejorar sus habilidades de organización, algunos de estos hábitos de ahorro de tiempo, reducción de energía y mejora de la vida pueden ayudarte a manejar sus días de manera más fluida.

1. Protege tu tiempo ante todo.

La buena capacidad de gestión del tiempo es una ventaja cuando se trata de mantenerse organizado. Según William Penn, (filósofo inglés. 1644-1718) "El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor gastamos"; tan profundo como cierto.

Hay muchas maneras de reducir tus horas de trabajo todos los días.

8 horas es mucho tiempo que puedes estar gastando en demasiadas cosas que tienen poco o ningún valor para tus objetivos a largo plazo: reuniones de poco valor, reacción a correos electrónicos urgentes pero sin importancia, navegación social, respuesta a notificaciones, etc. La administración del tiempo funciona semanalmente cuando hace planes importantes y establece eventos recurrentes. Funciona mensualmente cuando decides dónde necesitas estar y cuándo. También funciona anualmente cuando planificas a qué eventos asistir o cuándo comenzar un nuevo hábito.

Un poco de organización puede recorrer un camino increíblemente largo para aumentar la efectividad, aumentar la productividad y crear nuevos hábitos que fomenten la eficiencia que anhelas.

2. Ten un lugar para todo (y ponlo allí).

Las personas altamente organizadas se adhieren firmemente a la filosofía de "un lugar para todo y todo en su lugar", que hace que sea mucho más fácil mantenerse organizado. Decide dónde irán tus llaves y colócalas en el mismo lugar cada vez que entre por la puerta. Guarda la ropa de verano durante el invierno para despejar tus armarios. Limpia tus cajones y deshazte de todo lo que no necesitas para hacer espacio para las cosas que realmente necesitarás y usarás.

“Guarda solo las cosas que le hablan a tu corazón. Luego atrévete y tira el resto. Al hacer esto, puede restablecer su vida y embarcarse en un nuevo estilo de vida ", recomienda Marie Kondō, autora de La magia que cambia la vida de poner en orden: el arte japonés de ordenar y organizar.

"Le recomiendo que elimine cualquier cosa que no se encuentre en una de tres categorías: actualmente en uso, necesaria durante un período de tiempo limitado o debe mantenerse indefinidamente", escribe en su libro.

Al deshacerte o almacenar cosas que solo usas ocasionalmente creas una organización instantánea. Esto se debe a que sabes dónde están realmente las cosas que realmente usas y eso automáticamente las hace más fáciles de encontrar cuando las necesitas.

3. Dedica tiempo a las prioridades de alto valor

¿Cuáles son las prioridades en tu vida? Las personas organizadas ponderan sus prioridades: relaciones, desarrollo personal, crecimiento profesional, objetivos financieros, hábitos saludables, etc. La lista de prioridades de cada persona es diferente, pero el mismo concepto puede usarse para dedicar tiempo a las cosas más importantes de tu vida.

Con un calendario impreso o el de tu teléfono puedes crear un horario codificado por colores y con horario ponderado que mantiene organizados a todos y a todo en su mundo.

Los bloques de tiempo también te ayudan a programar el tiempo de inactividad, los planes para cenar y las tareas importantes de tus clientes. ¿Necesitas superar una fecha límite? Prográmala en cinco horas de trabajo ininterrumpido. ¿Tienes un evento semanal repetitivo? Crea un bloque de tiempo en tu calendario. ¿Necesitas simplemente crear rutinas diarias? Los bloques de tiempo pueden ayudarte a hacerlo. Aprende a dividir tu día, semana o mes en valiosos bloques de tiempo para mejorar tu eficiencia personal, aumentar tu productividad y recuperarte de la carga de trabajo.

4. Filtra tu horario para construir rutinas eficientes

Puede ser difícil hacer las cosas cuando sientes que tu horario se está apoderando de tu vida. Purgar tu horario una vez al mes o al trimestre) te ahorrará tiempo y te ayudará a alcanzar tus objetivos según lo planeado.

El objetivo de una purga de productividad es reducir la repetición innecesaria y mejorar tus rutinas de piloto automático. Es una oportunidad para analizar cada tarea o acción, e identificar elementos que puedes mover, delegar, dividir, extender o incluso dejar de trabajar de inmediato si no te ayuda a acercarte a tus objetivos.

La purga de productividad es una pieza necesaria de jardinería de proyectos. Al hacer esto regularmente, te mantienes enfocado en lo que es importante. 

Puede parecer irrelevante y sin importancia reservar tiempo para pausar y eliminar tareas innecesarias de tu rutina cuando tienes mucho que hacer pero ese momento para analizar su rutina, medir sus resultados y hacer ese cambio importante, puede ser el nuevo comienzo que necesitas para hacer más.

5. Tener una rutina - incluso en noches y fines de semana.

Como pasas tus días es como pasas tu vida, por eso es tan importante crear rutinas diarias. ¡Una vida sin una rutina o estructura diaria positiva es mucho más agotadora mental, física y emocionalmente de lo que puedas imaginar!

Para aprovechar al máximo tu día, desarrolla una rutina para cuando despiertes, para cuando empieces a trabajar, para cuando termines tu jornada laboral y para el final de tu día.

Ya sea que te levantes 30 minutos antes que todos los demás en tu casa, leas las noticias importantes todas las mañanas o hagas ejercicio al mismo tiempo después del trabajo, las rutinas brindan estabilidad y organización a cada día.

Las rutinas predeterminan tu horario, lo que te permite usar su tiempo de manera eficiente.

Proporcionan un sentido de estructura y familiaridad. Te despiertas con un sentido de propiedad, orden y organización de tu vida.

6. Configura su teléfono para que funcione para ti y no en tu contra.

Nuestros teléfonos nos conectan con las personas que amamos, nos ayudan a trabajar sobre la marcha y hacen que las compras en línea sean más fáciles. Pero si no se administra, tu teléfono puede funcionar en tu contra: las notificaciones, insignias, mensajes, juegos, bandejas de entrada y redes sociales pueden crear un entorno de interrupción y distracción.

Tú puedes cambiar eso. Ese pequeño dispositivo increíble nos da acceso a un increíble conjunto de herramientas organizativas y de productividad: úsalas para organizar tu vida y tu trabajo. Usa una aplicación de notas para hacer listas de compras. Usa otra aplicación de fotos para organizar álbumes de fotos.

Usa aplicaciones de productividad para organizar el trabajo. Usa la aplicación de calendario para purgar tareas innecesarias, hacer bloques de tiempo y organizar tu día.

Casi todas las actividades de tu vida diaria se pueden encontrar en una aplicación. Como tu teléfono estará contigo todo el día irremediablemente, sácale provecho a tu favor.

7. Considera los correos electrónicos como citas.

El mundo de los negocios se ejecuta por correo electrónico. Si bien la comunicación es excelente para los negocios, el correo electrónico puede arruinar tu productividad si lo domesticas. Más allá de la comunicación necesaria (enviar y responder correos electrónicos importantes que avanzan en el trabajo), el correo electrónico puede ser una distracción tanto como una gran herramienta de comunicación.

Aprender cuándo es productivo prestar atención al correo electrónico y cuándo debe ignorarlo es una habilidad necesaria. Es contraproducente revisar la bandeja de entrada cada cinco minutos. Para no perder el tiempo con correos electrónicos innecesarios, programa un tiempo para revisar o responder los correos electrónicos entrantes. Esto mantiene el trabajo entrante en orden mientras se completan otras tareas.

Para domar el caos, necesitas un proceso continuo para administrar los correos electrónicos entrantes; priorizando y sopesando el valor de diferentes mensajes de manera apropiada y respondiendo a ellos en el momento adecuado sin interferir con tu flujo de trabajo.

En Gmail, puedes crear pestañas que le digan a tus correos electrónicos a dónde ir cuando los recibas. Ese pequeño toque de organización podría significar que nunca más tendrás que ver un correo electrónico no deseado, excepto cuando vacíes tu casilla de correo electrónico. Muchos proveedores de correo electrónico tienen la misma funcionalidad y organización.

Otra forma de organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico es tener múltiples direcciones de correo electrónico. Múltiples direcciones de correo electrónico le permitirán tener un correo electrónico para el trabajo, uno para participar en concursos y registrarse para recibir regalos, y otro para lo que desee. Dado que las personas se comunican por correo electrónico cada vez más, puedes ahorrar una increíble cantidad de tiempo con este simple truco de organización.

Finalmente, crea respuestas de correo electrónico en esos bloques de tiempo beneficiosos abriendo correos electrónicos solo en ciertos momentos del día y no dejarte atrapar por el correo electrónico una y otra vez a diario. Te sorprenderá cuánta organización puedes perder con solo perder el control de tu tiempo en pequeños lotes.

Las personas altamente organizadas tienen claro lo que hay que hacer, lo que hay que guardar, lo que hay que automatizar o delegar. No complican las cosas porque la confusión genera caos. Si no tienes claro nada, se reflejara en tu ejecución.

Para mantener tu vida organizada, purga las cosas diariamente y de manera rutinaria; organizarse no debería ser un evento separado. Debería ser parte de tu día.